Die äußere Textgestalt der Protokolle folgt im Wesentlichen der Struktur des Originals. Der Kopf enthält folgende Daten: laufende Stücknummer; Bezeichnung des Gremiums; Sitzungsdatum; Archivsignatur; Seitenumfang; Angaben zur Unterfertigung und zum Protokollführer; Anwesenheitsliste.
Es folgt der Protokolltext, der bis auf ganz wenige Ausnahmen im Volltext dargeboten wird. Leitender Gedanke bei der Textkonstitution war, den reichen Informationsgehalt der Protokolle zu erhalten, um die Edition für unterschiedliche wissenschaftliche Fragestellungen – auch im Hinblick auf wechselnde Forschungsinteressen – zugänglich zu machen. Zur raschen Orientierung gehen den einzelnen Tagesordnungspunkten Kopfregesten voran, die den Inhalt des Stücks zusammenfassen. Dem leichteren Überblick dienen außerdem schlagwortartig verdichtete Überschriften. Diese sind auch im Verzeichnis der Protokolle wiedergegeben.
Die den Anträgen der Minister bzw. Geheimen Räte folgenden Entscheidungen des jeweiligen Gremiums sind im Schriftbild eingerückt. Am Schluß jedes Protokolls steht jeweils die Stellungnahme des Königs zu den vorgelegten Anträgen. In der Regel ist das die Genehmigung des Antrags.
In den Anmerkungen wird auf Protokolle im vorliegenden Band mit Angabe der laufenden Stücknummer, des betreffenden Gremiums und des Tagesordnungspunkts verwiesen. Beispiel: Protokoll Nr. 60 (Geheimer Rat vom 2. März 1812), TOP 1. Verweise auf die Protokolle der Bände 1, 2 und 3 der Edition sehen beispielsweise so aus: Protokolle Bd. 1, Nr. 145 (Staatsrat vom 30. Dezember 1801), S. 505, TOP 15.
Der Anmerkungsapparat bietet wie in den bereits vorliegenden Bänden textinterne Verweise sowie knappe Erläuterungen zu Sachen, Personen und Orten. An etlichen Stellen wurden die als Grundlage der Vorträge in den Beratungsgremien dienenden Ausarbeitungen der Referendäre bzw. Geheimen Räte in Auszügen dokumentiert. Dadurch soll insbesondere die Genese der Organischen Edikte transparent gemacht werden. Sofern die Vorträge paginiert sind, wird dies durch die Angabe der Gesamtseitenzahl des Dokuments (zum Beispiel: 79 S.) kenntlich gemacht. Der Umfang unpaginierter Vorträge wird durch die Angabe der Blattzahl angezeigt (zum Beispiel: 25 Bll.).
Um den Zugriff auf die mitunter umfangreichen Originaltexte zu erleichtern, werden die Seiten der Protokolle gezählt. Die Zählung beginnt mit der ersten beschriebenen Seite des jeweiligen Stücks. Angegeben wird jeweils die Vorderseite (recto, abgekürzt r) und die Rückseite (verso, abgekürzt v) des Blattes. Die Angabe {3v} beispielsweise bezeichnet die Rückseite von Blatt 3 des entsprechenden Protokolls.
Unterstreichungen sind aus dem Original übernommen, wenn sie dort zur Markierung und Betonung sinntragender Wörter, spezieller Begriffe usw. dienen. Hingegen sind Unterstreichungen von Gliederungspunkten nicht wiedergegeben. Besonderheiten der Vorlage werden in eckigen Klammern beschrieben; die bezeichneten Stellen stehen zwischen *Asterisken*. Auf Schreibfehler, grammatikalische Besonderheiten u.ä. der Vorlage wird mit [!] oder [sic] hingewiesen; ebenso stehen Ergänzungen des Bearbeiters in eckigen Klammern.
Geographische Angaben wurden anhand des „BayernAtlas“ des Bayerischen Landesvermessungsamtes verifiziert157.
Die Wiedergabe der Texte folgt im Wesentlichen der Orthographie und der Zeichensetzung der Vorlage, jedoch werden aus Gründen leichterer Lesbarkeit einige Spezifika der originalen Textgestalt geringfügig modifiziert:
– Semikolon am Satzende wird zu Punkt;
– Virgeln werden zu Klammern;
– Gedankenstrich (-- oder –) wird zu Komma;
– Abkürzungen der Vorlage werden – mit der Ausnahme weniger Zweifelsfälle – aufgelöst;
– die Schreibweise von Zahlen wird vereinheitlicht.